Como Armazenar o XML da NFe?

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Como devo armazenar o XML da Nota Fiscal Eletrônica?

Com as mudanças trazidas desde a regulamentação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), muitos empresários têm tido algumas dúvidas, sendo a principal em relação ao armazenamento exigido pelo fisco.

Embora o período continue o mesmo, a forma de proceder com esse armazenamento é diferente. Entenda agora o que muda e como se adequar à nova legislação.

Por quanto tempo devo armazenar o XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
Antigamente, os empresários costumavam armazenar as notas impressas por 5 anos a partir da data da sua impressão. Com o sistema da Nota Fiscal Eletrônica, o prazo (ou seja os 5 anos) continua o mesmo, mas a nota impressa não tem mais validade, sendo obrigatório o armazenamento do arquivo XML, gerado a partir da emissão da NF-e.

Também é obrigatório manter o XML de todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra a empresa e ainda validar a autenticidade dos arquivos XML recebidos.

Em muitos casos, principalmente nas pequenas e médias empresas, o gestor acaba atribuindo essa obrigatoriedade ao contador, enquanto o contador afirma que essa responsabilidade é do cliente – o que pode ocasionar muitos problemas e uma falta de controle sobre esse arquivo tão importante.

O que pode acontecer se eu não armazenar o XML da NF-e?
Existem muitos riscos que o empresário estará sofrendo caso não faça esse armazenamento pelo período estipulado, sendo alguns deles:

  • Infração à legislação tributária pelo descumprimento no envio imediato do arquivo XML ao destinatário das mercadorias;
  • Impossibilidade de escrituração fiscal, que é obrigatória para a geração de arquivos como SPED FISCAL ICMS/IPI e SPES FISCAL PIS/CONFINS, que pode acarretar multa de 2% sobre a movimentação de entradas e saídas de mercadorias do período;
  • Perda de documentos fiscais, tanto emitidos, quanto recebidos, o que impossibilita a empresa de atender à fiscalização estadual e, por isso, a mesma pode estar sujeita a penalidades severas, como multa mínima de R$174,50 por documento fiscal não apresentado;
  • Nota explicativa de créditos fiscais de ICMS, no caso de registrar a Nota Fiscal pelo DANF-e sem dispor de arquivo XML, com multa de 35% do valor da operação.

Qual a melhor forma de realizar esse armazenamento?
Para não correr nenhum desses riscos, é fundamental que o empresário faça o armazenamento correto das XMLs, sendo um dos modelos mais indicado o uso do backup em Nuvem, oferecido por diversas empresas e que possui muitas vantagens, como:

  • Segurança de que nenhum arquivo XML será perdido caso o computador seja formatado ou passe por outras intercorrências, já que seus dados estarão em uma plataforma online de armazenamento, com backups regulares;
  • Praticidade, já que muitos servidores permitem uma integração com os sistemas de emissão das Notas Fiscais;
  • Rapidez e facilidade na hora de localizar os arquivos;
  • Capacidade ilimitada de armazenamento;
  • Redução dos custos de armazenamento – já que não é necessário disponibilizar um setor e um funcionário específicos para essa atribuição;
  • Rápida recuperação dos arquivos;
  • Possibilidade de acesso em qualquer parte do mundo, a qualquer hora e até mesmo por tecnologias portáteis como smartphones, tablets e outros dispositivos.

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